¿Cuales son los Gobernantes del proceso, dentro de un diagrama de contexto?

Los gobernantes del proceso, son todos aquellos productos de gobierno o gobernanza del proceso. Estos productos sirven para dar:

1.- Instrucciones al proceso: Plantea objetivos al proceso, es decir que debe o debería hacer el proceso.

2.- Limites al proceso: Es decir que puede o no puede hacer el proceso.

3.- Brindar una guia a la ejecución: Es decir que dice como tiene que ejecutarse el proceso.

Los gobernantes de los proceso, como característica puede salir de otro proceso; y podemos clasificarlos en los siguientes:

1.- Leyes: Son las leyes, reglamentos, decretos o acuerdos emitidos por las autoridades gubernamentales o de gobierno.

2.- Planificaciones y programaciones:: Estos pueden ser de indole externo o interno, dependiendo de la necesidad de la empresa, institución o organización.

3.- Procedimientos: En este caso deben ser los procedimientos vigentes y especialmente actualizados.

4.- Metodologías: Las metodologías son importantes porque sirven para la construcción de los procesos. En las empresas estas metodologías son emitidas por las aéreas de investigación o su similar en su defecto.

Hay que tener en cuenta el por qué es importante identificar estos gobernantes del proceso, en muchos casos, es porque existe una falencia muy fuerte con respecto a esta parte del proceso y aquí podemos proponer opciones de mejora.

Se debe tener en cuenta que los procesos de gobierno y sus productos en el sector público o privado cumplen la misma función con la diferencia que en algunos casos en la función pública una ley puede convertirse en un disparador del proceso.

El diagrama de Contexto

El Diagrama de contexto, diagrama de caracterización, diagrama SIPOC, diagrama ICOM. Es una representación gráfica del proceso, en donde podemos encontrar en actores del proceso, necesidades del proceso, sus productos y demás.

Generalmente un diagrama de contexto tiene los siguientes elementos:

1.- Proveedores: Actor o Actores que entregan al proceso los INSUMOS que van a ser transformados.

2.- Insumos: los insumos, en la terminología mas simple es la MATERIA PRIMA, que va ser objeto de transformación, dentro de este mismo existe una misma clasificación, que puede o no puede ser usada, como insumos principales o secundarios.

3.- Procesos: no necesariamente son los procesos, dependiendo del macroproceso, proceso, actividad o tarea que estemos haciendo el análisis se podrá realizar el nivel de detalle.

4.- Productos: Es el resultado que la suma de los INSUMOS + PROCESOS + GOBERNANTES + APOYOS = PRODUCTOS. Eso cuando todo funciona correctamente.

5.- Clientes : El que se beneficia del producto.

Dentro de esta misma gráfica o diagrama existe dos componentes importantes, que dependiendo del método se puede incluir, estos componentes son: los Gobernantes y los Recursos. Generalmente de la experiencia, el momento de diagrama, ha veces no se le da la importancia necesaria a estos, y en estos podemos encontrar muchas veces soluciones al problema del proceso o en caso de querer mejorarlo seguramente ahí puede estar la solución.

6.- Gobernantes del proceso.- Denominamos gobernantes del proceso, a todo aquello que provee al proceso lineamientos, políticas, leyes, metodologías y demás recursos de gobiernos del proceso.

7.- Recursos del proceso.- En este contexto podemos decir aquello que no es un insumo, no es un gobernante pero se necesita para producir, estos son tecnología, infraestructura, talento humano, recursos financieros y otros mas.

El diagrama de contexto para que sirve:

1.- Entender el proceso, generalmente se usa para tener una visión holistica del proceso, cuales son sus componentes, cuales son interrelaciones. Eso es básico y muy importante al momento de iniciar una mejora de un proceso.

2.-El diagrama de contexto, generalmente se lo levanta con propósito de ir visualizando las potenciales mejoras que va tener el proceso, con una visión sistémica del proceso.

4.- Delimitar el proceso, entender cual es la circunscripción del proceso, donde inica y donde termina.