¿Cuales son los Gobernantes del proceso, dentro de un diagrama de contexto?

Los gobernantes del proceso, son todos aquellos productos de gobierno o gobernanza del proceso. Estos productos sirven para dar:

1.- Instrucciones al proceso: Plantea objetivos al proceso, es decir que debe o debería hacer el proceso.

2.- Limites al proceso: Es decir que puede o no puede hacer el proceso.

3.- Brindar una guia a la ejecución: Es decir que dice como tiene que ejecutarse el proceso.

Los gobernantes de los proceso, como característica puede salir de otro proceso; y podemos clasificarlos en los siguientes:

1.- Leyes: Son las leyes, reglamentos, decretos o acuerdos emitidos por las autoridades gubernamentales o de gobierno.

2.- Planificaciones y programaciones:: Estos pueden ser de indole externo o interno, dependiendo de la necesidad de la empresa, institución o organización.

3.- Procedimientos: En este caso deben ser los procedimientos vigentes y especialmente actualizados.

4.- Metodologías: Las metodologías son importantes porque sirven para la construcción de los procesos. En las empresas estas metodologías son emitidas por las aéreas de investigación o su similar en su defecto.

Hay que tener en cuenta el por qué es importante identificar estos gobernantes del proceso, en muchos casos, es porque existe una falencia muy fuerte con respecto a esta parte del proceso y aquí podemos proponer opciones de mejora.

Se debe tener en cuenta que los procesos de gobierno y sus productos en el sector público o privado cumplen la misma función con la diferencia que en algunos casos en la función pública una ley puede convertirse en un disparador del proceso.

El diagrama de Contexto

El Diagrama de contexto, diagrama de caracterización, diagrama SIPOC, diagrama ICOM. Es una representación gráfica del proceso, en donde podemos encontrar en actores del proceso, necesidades del proceso, sus productos y demás.

Generalmente un diagrama de contexto tiene los siguientes elementos:

1.- Proveedores: Actor o Actores que entregan al proceso los INSUMOS que van a ser transformados.

2.- Insumos: los insumos, en la terminología mas simple es la MATERIA PRIMA, que va ser objeto de transformación, dentro de este mismo existe una misma clasificación, que puede o no puede ser usada, como insumos principales o secundarios.

3.- Procesos: no necesariamente son los procesos, dependiendo del macroproceso, proceso, actividad o tarea que estemos haciendo el análisis se podrá realizar el nivel de detalle.

4.- Productos: Es el resultado que la suma de los INSUMOS + PROCESOS + GOBERNANTES + APOYOS = PRODUCTOS. Eso cuando todo funciona correctamente.

5.- Clientes : El que se beneficia del producto.

Dentro de esta misma gráfica o diagrama existe dos componentes importantes, que dependiendo del método se puede incluir, estos componentes son: los Gobernantes y los Recursos. Generalmente de la experiencia, el momento de diagrama, ha veces no se le da la importancia necesaria a estos, y en estos podemos encontrar muchas veces soluciones al problema del proceso o en caso de querer mejorarlo seguramente ahí puede estar la solución.

6.- Gobernantes del proceso.- Denominamos gobernantes del proceso, a todo aquello que provee al proceso lineamientos, políticas, leyes, metodologías y demás recursos de gobiernos del proceso.

7.- Recursos del proceso.- En este contexto podemos decir aquello que no es un insumo, no es un gobernante pero se necesita para producir, estos son tecnología, infraestructura, talento humano, recursos financieros y otros mas.

El diagrama de contexto para que sirve:

1.- Entender el proceso, generalmente se usa para tener una visión holistica del proceso, cuales son sus componentes, cuales son interrelaciones. Eso es básico y muy importante al momento de iniciar una mejora de un proceso.

2.-El diagrama de contexto, generalmente se lo levanta con propósito de ir visualizando las potenciales mejoras que va tener el proceso, con una visión sistémica del proceso.

4.- Delimitar el proceso, entender cual es la circunscripción del proceso, donde inica y donde termina.

Mas alla del Flujograma

Lamentablemente percibo o es mi idea personal que las personas que están en el negocio de los procesos, somos considarados buenos por realizar buenos flujogramas y no mas, es una realidad que aún existe, pero mas alla de que el flujograma es una herramienta y además muy util, ese no es el negocio de un especialista de procesos, nuestro trabajo, se centra de identificar problemas y soluciones y realizar repetidamente las mejoras en los procesos, las personas que estamos y vamos a seguir trabajando en el tema de procesos, debemos tener dos cambio de visión super importantes :
1.- Las mejoras no solo deben ser planteadas, deben ser implementadas.
2.- Las soluciones si se llegan a automatizar deberían, responder a un diseño funcional solicitado por un cliente o usuario.
Esa es una realidad que debemos cambiar.

Deming dijo: los 7 errores mortales de la gerencia

Generalmente todos los que trabajamos en el negocio de procesos, hemos escuchado los 14 principios de calidad de deming, pero Deming escribio tambien sobre los 7 errores mortales de la gerencia y complementa el concepto, es decir tenemos 14 principios que nos llevaran al exito y 7 errores que nos llevaran al camino contrario. Estos son:

Las 7 enfermedades mortales de la gerencia

1. Falta de constancia en los propósitos.
2. Énfasis en las ganancias a corto plazo y los dividendos inmediatos.
3. Evaluación por rendimiento, clasificación de méritos o revisión anual de resultados,
4. Movilidad de los ejecutivos,
5. Gerencia de la compañía basándose solamente en las cifras visibles
6. Costos médicos excesivos.
7. Costo excesivo de garantías

El Liderazgo en la Calidad

El liderazgo en la gestión de calidad es tan importante, como el generar la mismas calidad. Pues en mis diferentes charlas, que he dictado las personas que nos dedicamos al negocio de calidad, hemos descrito como una necesidad de la organización el liderazgo, pero ¿que tipo de liderazgo requiere la calidad?, bueno dependerá de la organización, considero que hay que concentrarnos no el tipo de liderazgo, tomando en cuenta que hay literatura extensa con respecto a liderazgo, sino mas bien en sus resultados:
- El liderazgo debería generar una orientación estratégica a nivel de la organización.
- El liderazgo debería generar un compromiso de la organanización.
- El liderazgo debería generar el proceso de mejora continua, de cualquier forma que se le plantee.
- El liderazgo debería generar un ambiente para generar ideas de mejora o de innovación.
- El Liderazgo debería generar ambiente colaborativo general.

Bueno y en un proceso de Implementación de Procesos de Mejora Continua o en un Proceso de Implementación de una Norma ISO 9001:2008 o SIX sigma o SIX lean, quien debería ser el líder de la calidad, bueno este es un debate interesante y considero que es un proceso, un proceso que inicia con la cabeza, es decir que los primeros promotores, en una primera etapa de la calidad deberían ser las personas con autoridad, hay una frase que siempre dice un amigo "Los subordinados se parecen a sus jefes", o recientemente asistí a una charla de liderazgo donde el instructor nos decía, "Los lideres tienen los subordinados que se merecen", pues en ambos caso están hablando de los primeros promotores en un sistema que recién esta arrancando, pero deberíamos, las autoridades, tener la suficiente convicción para que el proceso funcione, y sea un proceso a largo plazo.

Pero no debería quedar ahí, después el liderazgo en la calidad debería pasar a nuestros subordinados y así hasta que la cultura se enfoque en la calidad. Pero al final no  es cuestión de rótulos, títulos o indicadores al final es cuestión actitud colectiva hacia la calidad.

¿Que es la ISO 9001:2008?

La ISO 9001:2008, es una "Norma de Gestión de Calidad", es quiere decir que es una norma que busca que la calidad se gestione en la empresa, institución u organización donde se implementa. En terminos simples esto implica que la norma deberia apoyar a la gestión de procesos y buscar la mejora permanente. Ese es el espiritu de la norma.
La ISO 9001, es una norma que su enfoque es en procesos, plantea requisitos mínimos que deben tener las empresas, pero estos mínimos pueden y deben ser traducidos a la organización en base a sus políticas, objetivos y estrategias. La ISO 9001, debería ser una herramienta estratégica que acompañe a los objetivos de la organización que ha decidido implementarla.
La norma ISO 9001 puede llegar a ser tan buena, como el liderazgo de la organización se lo permita, al referirnos a liderazgo, nos referimos a que sus altos ejecutivos son responsables de que la norma se convierta en una herramienta de gestión, o en un serio dolor de cabeza.
Es importante destacar que la ISO 9001, no debería ser vista solo como una herramienta comercial. Lo más importante es que la ISO 9001 puede llegar hacer una herramienta muy fuerte para llegar a alcanzar la mejora continua y la participación del talento humano.
Los componentes más importantes de la norma ISO 9001:2008 son:
1.- Responsabilidad de la Dirección, esta área de la norma es la que pide a la organización, se plantee y difunda una política de calidad, unos objetivos de calidad, y que estos objetivos se puedan medir.
2.- Gestión de recursos, se refiere a lo necesario para la empresa funcione, en términos de Talento Humano, Infraestructura y todo lo necesario para que la empresa funcione adecuadamente.
3.-Realización de productos, la realización de productos supone todos los procesos necesarios para llegar a obtener el producto o servicio que requiere la organización.
4.-Medición, análisis y mejora, son los procesos que la organización debe implementar para mejorar los procesos, hacerlos seguimiento y poder mejorarlos.